Wie spare ich Zeit & Konfliktkosten am Arbeitsplatz?

Wie spare ich Zeit & Konfliktkosten am Arbeitsplatz?

Bild von Annie Spratt

Zu wenig Zeit im Büro? Und zu viel Stress bei der Arbeit durch Konflikte?

Du kennst dieses Gefühl, dass dir die Zeit bei der Arbeit einfach nur so durch die Finger rinnt. Die To-Do-Liste wird eher länger, als dass du das Gefühl hast, dass du etwas abarbeitest. Dein Team fordert dich sehr und es gibt kaum einen Tag, an dem es keinen Gesprächsbedarf gibt oder sogar ein Konflikt geklärt werden muss?

Wie würde es klingen, wenn ich dir sage, dass es möglich wäre, dass du diese 4 h in der Woche, die du für Konflikte und ihre Folgen in Gesprächen und Debatten am Arbeitsplatz sparen könntest? Im Moment investierst du diese Zeit noch in Konflikte und ihre Folgen. Du könntest sie aber auch in z.B. deine Projekte stecken oder nutzen, um dein Team zu entwickeln oder um neue Kund:innen zu akquirieren und zu betreuen?

Hilfestellung von mir ist jetzt nicht die Optimierung deiner To-Do-Listen oder die Automatisierung deiner Arbeitsabläufen.

Nein. Sondern, mir geht es darum, wie du mit Hilfe von Kommunikationsmethoden und Methoden aus der Mediation veränderst, wie du mit deinen Kolleg:innen, deinen Vorgesetzten, deinen Dienstleistern und deinen Kund:innen sprichst.

Diese präventiv wirkenden Methoden können Missverständnissen und Konflikten vorbeugen und die Arbeitszeit, die du sonst in die Klärung und Aufarbeitung dieser Kommunikations-Fehler investierst, kannst du jetzt anders nutzen.

Doch nun noch einmal einen Schritt zurück. Wie kann ich sagen, dass du bis zu 4 Stunden in der Woche in Konflikte und ihre Folgen investierst?

Konflikte und ihre Kosten | Best Practice Konfliktmanagement

Das sage nicht ich 😉, sondern eine Studie, die 2014 gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen KPMG mit dem Titel "Best Practice Konflikt(kosten)-Management 2012" entstanden ist. Die Studie zeigt, wie Konfliktkosten am Arbeitsplatz errechnet werden können. Die Studie gibt darüber hinaus einen Einblick, welche Verfahren und Veränderungen Organisationen und Unternehmen vornehmen können, um die Konfliktkosten langfristig einzudämmen und zu verringern.

Mediation in unterschiedlichen Kontexten und mit unterschiedlichen Schwerpunkten ist ein Lösungsansatz. Mir ist wichtig, dass du weißt und verstehst, was Mediation ist und wie das Verfahren verläuft. Ich habe dazu einen Artikel mit dem Titel Mediation geschrieben. Ebenso verlinke ich dir hier das Mediationsgesetz, das seit 2012 in Deutschland besteht und Mediation und z.B. auch die Rolle des Mediators / der Mediatorin erklärt. Unter anderem war das in Kraft treten des Gesetzes Grundlage für die Studie. Mediation als Verfahren in Unternehmen gibt es schon seit sehr viel mehr Jahren.

👩🏻
Ich biete dir ein kostenfreies Erstgespräch an, in dem ich dich über die Prinzipien der Mediation sowie das Verfahren der Mediation aufkläre. Als Mitglied des Bundesverband Mediation lege ich besonderes Augenmerk auf bestimmte Prinzipien. Schreibe mir eine E-Mail und wir vereinbaren einen Termin.

Jetzt aber zurück zu der Studie über Konfliktkosten und hin zu einem konkreten Beispiel, dass dort genannt wird.

Es wird beschrieben, dass die erhöhenden Faktoren für Konfliktkosten einerseits die Dauer des Konflikts bzw. der Beschäftigung mit dem Konflikt und anderseits die Anzahl der beteiligten Personen seien. Ich kann diese Beobachtung aus meinen Berufsalltag nur bestätigen und das Beispiel könnte ebenso aus meiner Zeit als Projektmanagerin stammen.

Wenn sich ein Mitarbeiter eine Stunde lang mit seinem Vorgesetzten streitet und anschließend pünktlich zu seinem Feierabend wutentbrannt das Unternehmen verlässt, hat er bis dahin gemeinsam mit seinem Vorgesetzten 2 Stunden Arbeitszeit für den Konflikt aufgewendet. Nehmen wir nun an die Stunde des Vorgesetzten kostet das Unternehmen intern 100 Euro und die Stunde des Arbeitnehmers kostet das Unternehmen 50 Euro, so entstehen hier zunächst Konfliktkosten von 150 Euro. (S.6)
Regt sich derselbe Vorgesetzte danach 30 Minuten über das Gespräch auf, sodass er den nachfolgenden Termin mit seinen Führungskräften um eine Viertelstunde später wahrnimmt und diese untätig auf ihn warten müssen, so entstehen folgende Kosten: Zunächst 50 Euro für die halbe Stunde des Vorgesetzten und anschließend 15 Minuten Wartezeit pro anwesendem Meetingteilnehmer, in diesem Fall 10 Führungskräfte, mit einem Stundensatz von 80 Euro, d. h. also 200 Euro Konfliktkosten. Dieses Beispiel zeigt, dass die Viertelstunde Warten der Führungskräfte teurer für das Unternehmen war als die einstündige Diskussion zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. (S. 6f.)

Eindrucksvoll zeigt dieses Beispiel, wie die Konfliktdauer, sowie die Anzahl der Konfliktbeteiligte mit den entstehenden Konfliktkosten in Verbindung stehen. Mir geht es weniger, um die fixen Kosten, als um eine Schulung unserer aller Verständnis, wie viel Auswirkung ein Konflikt zwischen zwei oder mehr Personen auf die Beteiligten, das Team und die Organisation oder das Unternehmen haben kann.

Das Bewusstsein zu Konflikten ändern

Das Bewusstmachen dieser Details ist der erste Schritt zur Veränderung deiner Einstellung und der Einstellung zu Konflikten am Arbeitsplatz. Diese Veränderung kannst du als Arbeitnehmer:in, als Führungskraft, als Chef:in oder als Geschäftsführer:in ins Auge fassen und ansprechen.

Wenn wir dies in unserem Alltag aufmerksam tun und uns dann noch beratende Personen zur Hilfe holen, die ihre Expertise in Kommunikation und z.B. Mediation einbringen, dann könnten wir unsere Konfliktkosten minimieren. Mittelfristig das Selbstbewusstsein jedes Einzelnen und jeder Einzelnen stärken, denn mit einer offenen Konfliktkultur fühlt sich jeder Mitarbeitende mehr gewertschätzt ist voraussichtlich motivierter und dem Unternehmen oder Organisation mehr verbunden.

All das mündet in zufriedeneren Mitarbeitenden, Chefs und Kund:innen. Ein Gewinn für das Unternehmen.

Die Zeit, die dir fehlt und übermäßig gebunden wird von Konflikten in deiner Organisation, könntest du so verringern.

Mehr Zeit für Aufgaben, die Zeit benötigen. Weniger Stress, dass wir unsere To-Do-Liste wachsen anstatt zu schrumpfen. Weniger Auseinandersetzungen, die uns nicht nur im Arbeitsablauf stören, sondern auch emotional fordern und Stress auslösen.

Für mich ist klar, der Prozess einer Implementierung eines Konfliktmanagementsystems oder einer offenen Konfliktkultur bedeutet Engagement eines Jeden & Durchhaltevermögen und Inspiration für Veränderung. Sprich ebenso Zeit, Geld und Muße.

Doch wollen wir jede Woche bis zu 4 Stunden in Konflikte und deren Folgen investieren, die danach auch noch weiter existieren oder sogar noch größer werden, weil wir ihnen zu wenig Beachtung schenken? Wollen wir weiterhin unseren Mitarbeitenden wütend nach Hause gehen lassen und nicht sicher sein, mit welcher Laune er am nächsten Tag zur Arbeit kommt?

Ich plädiere für einen konstruktiveren Einsatz dieser Zeit.

Was meinst du?

Schreib mir deine Meinung und lass uns darüber ins Gespräch kommen!

Viel Spaß beim Bewusst-Machen!

Deine Ruth

 

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